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会议流程和会议工作分析

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    一、会议的作用与种类

    会议是社会生活、政治生活中一种经常的广泛的活动形式。各国各界、各行各业、各党各派无不使用这种活动形式。国外一些社会学家断言,人类进入了一个会议的时代。全世界每年举办的各种会议数十万个,与会者约上亿人次。法国是世界上最大的会议中心。至于全国基层单位举行的会议就更多了。原来我认为中国的会议多,资本主义会议不多,其实不然,据说日本的国家工作人员40%的时间在开会,真正成为会议的海洋。

    在我国,会议已成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一,已经成为各级党政机关、企事业单位进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式,是宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策,统一思想,提高认识,交流经验,布置工作,统筹协调,解决问题的重要手段。它体现着党的民主集中制原则,集体领导原则和群众路线原则。我们党的历史上,凡重大问题都是通过会议认真讨论才进行决策的。如在浙江南湖召开的第一次党代表大会、遵义会议、三中全会都是决定中国前途和命运的历史性会议。

    概括的讲会议主要有5大功能。一是决策功能,如三中全会通过认真研究,制订了党的一个中心两个基本点的基本路线。二是执行功能,如自治区4月中旬召开社会治安工作会议,这个会议传达贯彻中央召开的全国社会治安工作会议精神,制订了我区开展严打整治斗争的方案。三是沟通职能,如各种形式的交流会、情况通报会。四是协调功能,各种形式的汇报会、协调会。五是监督功能,总结、评比会,都能起到监督的作用。

    会议的种类很多,一是工作会议,研究解决工作中的问题,推进各项任务的完成;二是业务会议,研究解决某个业务系统中的问题,如劳资会议、财政会议;三是座谈会议,如茶话会,不决定重大事件,主要是交流经验,统一认识;四是纪念会议,如纪念中国共产党成立80周年的纪念大会。

    二、秘书在会议的各个阶段要做的工作

    会议秘书工作是秘书部门的一项基本职能。秘书要做的工作很多,概括起来就是办文、办事。会议秘书工作既办文,又办事,是一项综合性的工作,又是经常性的工作。这里有大量的文字工作,组织协调工作和事务性工作要做,是对秘书人员能力水平的检验,如果能把会议组织好协调好,这说明你这个秘书是合格的。

    (一)要做好会议的准备工作。准备工作很重要,准备是否充分,直接影响会议的质量和效果。一个会议,可能一两天就开完了,但准备工作可能要一两个月,甚至更长。不同的会议,准备的内容不同,如党代会、人代会,主要是和人事的准备;工作会议主要是材料的准备,庆祝大会主要是和会场的准备等。

    一般的说,准备工作包括以下内容:1拟定会议;2选定会议议题;3拟定会议议程、日程、程序;4准备会议文件;5确定出席、列席会议人员;6与会人员编组;7选定、布置会场;8排列座次;9制作分发证件;10发会议通知;11制定会议须知;12负责会议报到;13会议秘书机构的置设及分工;14申请会议经费。

    会议:包括会议名称,会议内容,会期,会议的规模,日程、议程,会议的开法,会议的组织领导,宣传报道,会议文件准备,经费预算,食宿安排,保卫和保密工作等。

    会议的议题:就是会议需要研究解决的问题,是会议的主题和灵魂,其他准备工作都要围绕议题来进行。有的会议如最近在乌苏召开的教育转化某团伙痴迷者现场会议,议题就是一个,就是学习推广乌苏市教育转化某团伙人员的经验。有的一个会议有几个议题,如县委常委会,讨论职工下岗再就业问题,大学生的分配问题,财政问题。会议的议题要和会议的内容相适应,如县委常委会讨论的问题,就是在全县有指导意义和带有全局性的问题,那些下一级会议可以解决的问题或者个别单位可以解决的问题,不要拿到常委会议上解决。党委的会议和政府会议讨论的问题也要有区别,党委会议讨论的问题多是政治问题、干部工作、党的建设及重大经济工作。具体的经济工作、行政事务应交给政府会议研究解决。

    会议议程:是会议解决问题的概括安排。

    会议日程:是指在一段时间内会议进程的具体安排,它可以使与会人员了解每天会议的安排情况。会议日程一般用日程表来表达。

    会议程序:是一次会议按照时间先后依次安排的步骤。会议程序主要是供主持会议的同志掌握会议进程之用,不需要发给与会者。

    会议文件的准备:在会议准备工作中,起草好会议文件是最重要的准备工作,花费的时间最长,投入的精力最多。文件的质量往往决定会议的质量,传达贯彻会议精神主要传达会议文件。会议的文件往往比较多,有主要文件、参考文件、阅读文件。一般说来,领导讲话和是主要文件,要下大功夫写好。关于会议文件如何写,这里不能详细讲了,有几个同志专门讲这个问题。

    关于会议通知,会议准备工作基本就绪以后,要尽早发出通知,以便与会人员提前作好准备。通知由标题、正文、落款三部分组成。标题由会议的种类+文种(通知)组成。正文:写清楚会议的名称、开会日期、地点、会期、议题、参加会议人员范围等。比较大型的会议有外地同志参加要写清楚报到地点,是否提供交通工具,可否带工作人员。落款:包括发文单位和发出日期,有的要加盖公章。

    关于与会人员的编排分组,分组的目的是便于讨论问题,一个会议,如果只开大会,就不必编组,如果要讨论,人又很多,就要编组。编组的方法,一是按照地域分组,如召开自治区党委扩大会议,一个地区一个组;二是按行业分组,如党群口一个组,农业口一组,宣传文教口一组,政法口一组等,三是既按地域又按系统行业分组,按地区分几个组,机关按行业分几个组。领导同志可根据平时的分工,分到各组,主要领导可以不分组,愿意到那组都可以。小组召集人可以由二人担任,一般指定职务较高,组织能力较强同志担任,要有代表性,有民族的,有汉族的,有地区的,也有部门的。分组名单下面,还要注明讨论地点和小组秘书。

    关于会议秘书机构的设置和工作人员的调配。规模较大的会议都成立会议秘书处,指定几名负责人,秘书处下设几个组,如秘书组:负责值班、组织协调、印发文件;会务组:负责会场的布置、管理、服务;宣传组:负责宣传报道和对记者的组织管理;翻译组:负责翻译成几种文字;保卫组:负责安全警卫;总务组:负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等。会议规模小,不要设这么多的小组,可以由会务组统一管起来。

    会议须知:一般包括5个部分。1、作息时间表;2、日程表;3、分组名单;4、会议秘书机构人员名单及房间号;5、注意事项,包括保密制度、请假制度、会客制度、安全要求及其他注意事项。

    会场布置:会场的布置直接影响会议的效果,会场的布置要与会议的规模和内容相适... -->>
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